Перейти к основному содержимому

Приложение F. Примеры skills для типовых документов

Примеры skills для типовых документов

Эти примеры не нужно копировать дословно.

Их задача — показать, как обычная документная работа превращается в skill: с входами, source of truth, правилами качества, ограничениями и границей ответственности человека.

  1. Skill: подготовка счета

Название:

invoice-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить черновик счета по сделке, договору, заказу или согласованному коммерческому предложению.

Пользователь:

Менеджер, бухгалтер, операционный координатор.

Source of truth:

  • карточка сделки или заказа; - договор;

  • утвержденное коммерческое предложение; - справочник реквизитов;

  • учетная система.

Входы: - клиент;

  • основание счета; - сумма; - валюта;

  • НДС; - реквизиты;

  • срок оплаты; - ссылка на договор или заказ.

Что делает ассистент:

  1. Проверяет наличие обязательных входов. 2. Сверяет реквизиты с source of truth.

  2. Проверяет сумму, НДС и основание. 4. Готовит черновик счета или данные для учетной системы. 5. Выводит список полей, которые требуют подтверждения.

Правила качества:

  • указано юридическое лицо; - сумма совпадает с основанием;

  • НДС указан корректно; - реквизиты взяты из актуального источника;

  • есть ссылка на договор, заказ или КП; - нет ручных реквизитов из переписки без проверки.

Остановиться, если: - нет договора или основания;

  • реквизиты расходятся в разных источниках;

  • сумма не совпадает с КП или заказом; - пользователь просит подставить реквизиты из неофициального источника.

Человек отвечает:

За финальную проверку, проведение счета в учетной системе и отправку клиенту.

  1. Skill: подготовка счета-фактуры

Название:

vat-invoice-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить черновик счета-фактуры на основании проведенной операции.

Пользователь:

Бухгалтер, финансовый специалист.

Source of truth:

  • учетная система; - счет;

  • договор; - акт или накладная;

  • справочник контрагентов; - налоговые настройки компании.

Входы:

  • номер и дата счета; - контрагент; - сумма;

  • НДС; - основание реализации;

  • номенклатура; - реквизиты сторон.

Что делает ассистент:

  1. Проверяет, есть ли проведенное основание. 2. Сверяет реквизиты сторон.

  2. Проверяет ставку НДС. 4. Готовит структуру счета-фактуры. 5. Показывает поля, которые нельзя подтвердить автоматически.

Правила качества:

  • данные совпадают с учетной системой; - ставка НДС не угадана, а взята из источника;

  • реквизиты не вводятся вручную без сверки; - есть ссылка на основание реализации;

  • все спорные поля вынесены отдельно.

Остановиться, если: - нет проведенного основания; - ставка НДС не определена;

  • данные контрагента противоречат справочнику;

  • документ требует налогового решения.

Человек отвечает: За налоговую корректность и финальное проведение документа.

  1. Skill: подготовка акта

Название:

completion-act-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить акт выполненных работ или оказанных услуг.

Пользователь:

PM, аккаунт-менеджер, бухгалтер, операционный координатор.

Source of truth:

  • договор; - спецификация;

  • закрытые задачи или этапы; - отчет по работам;

  • учетная система; - шаблон акта.

Входы:

  • клиент; - договор; - период;

  • перечень работ; - сумма;

  • ответственный; - ссылка на подтверждение выполнения.

Что делает ассистент:

  1. Проверяет период и основание. 2. Собирает перечень выполненных работ.

  2. Сверяет сумму с договором или спецификацией. 4. Готовит черновик акта. 5. Выводит несогласованные работы и спорные пункты.

Правила качества:

  • работы соответствуют договору или спецификации; - период указан явно;

  • сумма совпадает с основанием; - нет работ без подтверждения;

  • используется актуальный шаблон.

Остановиться, если: - работы не подтверждены; - сумма расходится с договором;

  • период не определен;

  • есть спор по приемке.

Человек отвечает: За подтверждение факта выполнения, согласование с клиентом и финальную отправку.

  1. Skill: коммерческое предложение

Название:

proposal-draft

Когда использовать: Когда нужно подготовить черновик коммерческого предложения по входящему запросу или после discovery-встречи.

Пользователь:

Sales, руководитель направления, консультант.

Source of truth:

  • карточка клиента или сделки; - протокол встречи;

  • требования клиента; - библиотека кейсов;

  • шаблоны КП; - прайс или модель оценки;

  • ограничения ИБ и юридические условия.

Входы: - клиент; - задача клиента;

  • ожидаемый результат; - ограничения;

  • сроки; - бюджетный контекст, если есть;

  • ссылки на материалы.

Что делает ассистент: 1. Собирает контекст клиента.

  1. Проверяет, хватает ли вводных. 3. Находит похожие кейсы и шаблоны. 4. Готовит структуру КП.

  2. Формирует черновик. 6. Проверяет КП по quality review.

  3. Выводит риски и вопросы для уточнения.

Правила качества: - предложение связано с болью клиента;

  • нет необоснованных обещаний; - указаны границы работ;

  • есть понятный результат; - есть следующий шаг; - ограничения вынесены явно;

  • кейсы и данные имеют ссылки на source of truth.

Остановиться, если:

  • нет понятной задачи клиента; - нет основания для сроков или стоимости;

  • нужно обещать результат без подтверждения; - данные клиента чувствительные и не обезличены.

Человек отвечает:

За позиционирование, цену, обещания клиенту и отправку.

  1. Skill: проверка договора

Название:

contract-review

Когда использовать: Когда нужно провести первичную проверку договора, дополнительного соглашения или спецификации.

Пользователь:

Юрист, менеджер, руководитель проекта, финансовый контролер.

Source of truth:

  • актуальный шаблон договора; - политика договорной работы;

  • карточка клиента; - коммерческие условия;

  • юридические требования; - история согласований.

Входы:

  • файл договора; - тип договора; - контрагент;

  • сумма; - срок;

  • предмет; - особые условия.

Что делает ассистент:

  1. Определяет тип документа. 2. Сравнивает с актуальным шаблоном.

  2. Проверяет обязательные разделы. 4. Ищет нестандартные условия. 5. Выделяет финансовые, юридические и операционные риски.

  3. Готовит список вопросов юристу или владельцу сделки.

Правила качества: - риски разделены по категориям;

  • нет финального юридического вывода без юриста; - все нестандартные пункты процитированы кратко или указаны ссылкой;

  • суммы, сроки, штрафы и персональные данные проверены отдельно; - спорные места вынесены в блок “требует решения”.

Остановиться, если: - документ содержит чувствительные данные без разрешенного режима;

  • нет актуального шаблона для сравнения;

  • требуется юридически значимое решение; - пользователь просит “просто согласовать”.

Человек отвечает:

За юридическое решение, согласование условий и подписание.

  1. Skill: протокол встречи

Название:

meeting-summary

Когда использовать: Когда нужно подготовить протокол встречи, решения, открытые вопросы и следующие шаги.

Пользователь:

PM, sales, руководитель, аналитик, консультант.

Source of truth:

  • запись или транскрипт встречи; - календарное событие;

  • карточка клиента или проекта; - трекер задач;

  • журнал решений; - база знаний.

Входы:

  • тема встречи; - участники; - транскрипт или заметки;

  • проект или клиент; - цель встречи.

Что делает ассистент:

  1. Выделяет цель встречи. 2. Формирует краткое summary.

  2. Отделяет факты, решения, вопросы и задачи. 4. Назначает предполагаемых владельцев задач, если они явно прозвучали.

  3. Готовит текст для базы знаний или письма. 6. Отмечает неясные места.

Правила качества: - решения отделены от обсуждений;

  • задачи имеют владельца и срок или пометку “не определено”; - спорные формулировки не выдаются за решение;

  • чувствительные данные не попадают в общий протокол без необходимости; - есть ссылка на исходный источник.

Остановиться, если:

  • транскрипт неполный; - решение не прозвучало явно; - обсуждались чувствительные HR, юридические или финансовые данные;

  • участники не согласовали публикацию.

Человек отвечает:

За подтверждение решений и отправку протокола.

  1. Skill: обработка заявки клиента

Название:

client-request-triage

Когда использовать: Когда поступила новая заявка клиента и нужно классифицировать ее, собрать контекст и предложить следующий шаг.

Пользователь:

Sales, поддержка, аккаунт-менеджер, операционный координатор.

Source of truth:

  • входящее сообщение; - CRM;

  • история клиента; - база знаний;

  • каталог услуг; - SLA или правила обработки;

  • трекер задач.

Входы: - текст заявки; - канал поступления;

  • клиент или контакт; - вложения;

  • срочность, если указана.

Что делает ассистент: 1. Классифицирует тип заявки.

  1. Проверяет клиента в CRM. 3. Ищет похожие обращения.

  2. Определяет недостающие данные. 5. Предлагает следующий шаг. 6. Готовит черновик ответа или задачу.

Правила качества:

  • тип заявки указан явно; - срочность не придумана, а взята из источника или помечена как предположение;

  • следующий шаг соответствует правилам обработки; - черновик ответа не обещает лишнего;

  • есть список недостающих данных.

Остановиться, если: - клиент не найден; - заявка содержит конфликт, претензию или юридический риск;

  • требуется обещание сроков без владельца;

  • в заявке есть чувствительные данные без правил обработки.

Человек отвечает: За приоритет, обещание клиенту и финальный ответ.

  1. Skill: анализ тендерной документации

Название:

tender-requirements-review

Когда использовать: Когда нужно быстро разобрать тендерную документацию и понять требования, риски, сроки и возможность участия.

Пользователь:

Sales, bid manager, юрист, технический эксперт, руководитель направления.

Source of truth:

  • тендерная документация; - требования площадки;

  • внутренние правила участия; - база похожих тендеров;

  • юридические и финансовые ограничения; - каталог компетенций компании.

Входы:

  • пакет документов; - ссылка на тендер; - дата подачи;

  • предмет закупки; - ограничения по участию.

Что делает ассистент:

  1. Структурирует пакет документов. 2. Выделяет обязательные требования.

  2. Находит сроки и форму подачи. 4. Выделяет финансовые, юридические и технические риски.

  3. Проверяет соответствие компетенциям компании. 6. Готовит go / no-go summary.

Правила качества: - обязательные требования отделены от желательных;

  • сроки вынесены отдельно; - риски классифицированы;

  • спорные требования имеют ссылки на документ; - рекомендация не подменяет решение руководителя.

Остановиться, если:

  • пакет документов неполный; - есть неоднозначные юридические требования; - требуются гарантии или финансовые обязательства;

  • невозможно подтвердить компетенции компании.

Человек отвечает:

За решение об участии, цену, юридические обязательства и финальную подачу.

Как использовать эти примеры

Для первого пилота выберите один тип документа и превратите пример в реальный skill компании:

  1. Укажите свои source of truth.

  2. Добавьте владельца.

  3. Уберите лишние шаги.

  4. Добавьте реальные правила качества.

  5. Проверьте на 3-5 настоящих документах.

  6. Исправьте skill по ошибкам.

  7. Только после этого публикуйте для широкой команды.